Contact and Trade Specialist 1

Job Title: Contracts Specialist 

Job Location: Bologna

Job Schedule: 5/8

Job Description:

ROLE & RESPONSIBILITIES

• Independently draft, review, and negotiate contracts for the sale and purchase of products, services, and equipment, ensuring alignment with business objectives and risk mitigation principles
• Act as a key point of contact for Program Management, Business Development, and Supply Chain on contractual matters, providing guidance on terms and conditions.
• Ensure full compliance with contractual obligations, corporate policies, and applicable laws, proactively identifying and escalating risks where necessary.
• Manage end-to-end export licensing activities, ensuring timely application, approval, and adherence to regulatory requirements.
• Support Business Development and project teams by integrating trade compliance considerations from early bid stages through project execution
• Contribute to Contract Acceptance Reviews, ensuring export control and compliance requirements are properly assessed and addressed.
• Coordinate with cross-functional teams to ensure proper management of export control requirements related to equipment, technology, and data in line with Italian and international regulations
• Prepare and deliver contract and export compliance reports for internal stakeholders and external authorities
• Maintain and continuously improve contract and export licence tracking systems, ensuring data accuracy and traceability

Essential Functions and Qualifications:

REQUIREMENTS

• Bachelor’s degree in law or equivalent
• Knowledge of Italian Law 185/90
• Excellent English proficiency
• Strong communication skills in Italian and English, spoken and written; multi-lingual skills a plus
• Approximately two to four (2-4) years of contract management, within International Companies or Commercial/international law firms
• Excellent knowledge of Microsoft Suite
• Commitment to work well done, attention to detail, ensuring follow-ups and seeing that schedules are respected
• Ease of working with a diverse group of people (customer teams, several internal services and external suppliers)
• Good priorities management and task organization

RUOLO E RESPONSABILITÀ

• Redigere, revisionare e negoziare in autonomia contratti per la fornitura e l’acquisto di prodotti, servizi, garantendo la mitigazione dei rischi.

• Agire come punto di riferimento principale per i vari dipartimenti aziendali (Program Management, Business Development e Supply Chain) su questioni contrattuali, fornendo consulenza su termini e condizioni.
• Garantire la piena conformità agli obblighi contrattuali, alle policy aziendali e alle leggi applicabili, identificando e segnalando proattivamente eventuali rischi.
• Gestire end-to-end le attività di licenza all’esportazione, assicurando la tempestiva presentazione delle richieste, l’ottenimento delle approvazioni e il rispetto dei requisiti normativi.
• Supportare il Business Development e i team di programma integrando le considerazioni di trade compliance fin dalle fasi iniziali di offerta fino all’esecuzione del programma, garantendo che i requisiti di export control e compliance siano adeguatamente valutati e gestiti.
•  Attività interne volte all’ottenimento dell’autorizzazione alla firma dei contratti .
• Coordinarsi con altre funzioni aziendali per assicurare la corretta gestione dei requisiti di controllo delle esportazioni relativi a attrezzature, tecnologia e dati, in linea con le normative italiane e internazionali.
• Preparare e presentare reportistica sia per uso interno che per autorità esterne.
• Mantenere aggiornati  continuamente i sistemi di tracciamento dei contratti e delle licenze di esportazione, garantendo accuratezza dei dati e tracciabilità.

REQUISITI
• Laurea in giurisprudenza o Laurea triennale in Scienze Giuridiche o   in Giurista per le imprese e per la pubblica amministrazione, o equivalenti.
• Ottima conoscenza della lingua inglese
• Eccellenti capacità comunicative in italiano e inglese, sia scritte che orali; la conoscenza di ulteriori lingue è un plus
• Circa 2-4 anni di esperienza nella gestione contrattuale, preferibilmente in aziende internazionali o studi legali commerciali/internazionali costituisce titolo preferenziale

• la pregressa esperienza con normative sull’esportazione di materiali militari (LEGGE 9 luglio 1990, n. 185) costituisce titolo preferenziale

• Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office
• Precisione, attenzione ai dettagli e rispetto delle scadenze
• Capacità di rapportarsi con diversi gruppi di lavoro (team, clienti, diverse funzioni interne e fornitori esterni, autorità governative)
• Buone capacità di gestione delle priorità e organizzazione delle attività

TIPO DI LAVORO
• Tempo pieno
• Sede di lavoro: Calderara di Reno (Bologna – Italy)

The compensation for the job position at issue ranges from EUR 27,500 to EUR 50,500 gross per year.  This refers to the base compensation and all amounts and benefits paid directly or indirectly, including in kind, in connection with the employment relationship, including any supplementary or variable components.